事例No.0533

　70代の職員も在籍しているため、新しいシステムやツールの操作に対して不安や抵抗感を抱きやすいと考えた。そこで、改善策として段階的な研修を実施した。

　タッチパネルの操作に慣れていない職員は、正確にタップできなかったり、画面のスクロールなどの基本操作、アプリのインストールやアップデート、ログイン操作に慣れるまでに苦労する点がいくつか見られた。不慣れなために、ソフトの誤操作やデータ入力ミスが発生しやすく、その結果、記録や報告の正確性が損なわれる恐れもあった。

　そこで、まずは基本的な入力方法や記録の確認といったシンプルな操作からスタートし、徐々に慣れてもらうようにした。また、初期段階からサポート担当者を設置し、問題が発生した際にはすぐに質問・相談ができる個別指導の環境を整備した。サポート担当者が職員と一緒に手順を確認しながら操作することで、不安なく業務を進められ、誤操作や入力エラーを最小限に抑えることができた。

　その後、複雑な機能や応用的な使い方を段階的に学んでもらった。継続的なサポート体制を整えることで、システム運用の安定性が高まり、業務効率も向上した。
こうした取り組みにより、職員は少しずつ自信をつけ、システムへの抵抗感も軽減された。また、研修を通じて操作の成功体験を積み重ねることで、職員は日常生活でも新しいツールや携帯アプリを積極的に活用するようになってきた。

　電話や対面での業務上のやり取りをチャットツールに変えたことで、コミュニケーションの形が変わった。

　直接の対話の機会が減るという側面はあるが、いくつか重要なメリットも得られている。まず、チャットツールの大きな利点は、すべてのやり取りが記録されるため、過去の会話や指示を後から簡単に確認できることである。口頭や対面でのやり取りでは、どうしても記憶に頼る部分が多く、伝達ミスや記憶違いが発生する。しかし、チャットツールではいつでも確認でき、必要な情報を見返すことができるようになった。

　これにより情報伝達の正確性が向上し、業務上のミスや誤解を減らすことができるようになった。業務のスムーズな進行が確保されるようになった。

　さらに、コミュニケーションの効率化というメリットも大きい。対面や電話でのやり取りは、その場での対応が求められるため、相手の業務を中断させることがしばしばある。しかし、チャットツールを利用すれば、すぐに対応が必要ではない場合でもメッセージを送っておける。相手は自分のタイミングで確認することが可能である。これにより、双方の業務が効率的に進められ、互いの業務を妨げずに必要な情報を共有できるようになった。特に、急を要さない案件については、電話に比べて業務の流れを妨げない点が大きな利点である。
　このように、チャットツールへの移行によって、コミュニケーションの形が変わった。直接の対話が減るデメリットはあるものの、研修など対面の交流の場も設け、コミュニケーションを促進したいと考えている。

　スタッフのスキル向上と業務効率化を目的に、オンライン研修動画を導入した。この取り組みにおいては、高齢の職員を含む多様なスタッフが効率的に研修を受けられるように配慮した。研修内容については、介護の基本から応用まで幅広く網羅している。スタッフの経験やスキルレベルに応じて自分のペースで学べることが特徴である。

　こだわった点として、職員全員が平等に学習機会を持てるように、スマートフォンやタブレットを使った研修を推奨した。これにより、現場に出る前や業務の合間に学習できる柔軟な学習環境を整えることができた。

　苦労した点は、特にITリテラシーが低いスタッフに対して、動画視聴やシステム操作に不安を感じる声が多く上がったことである。これに対して、導入初期に時間をかけて操作方法の説明会を開催し、職員が自信を持ってシステムを使えるようサポートした。説明会では、操作手順を簡潔にまとめ、いつでも確認できる環境を整えたことが効果的だった。

　行き詰った点として、最初は一部の職員が「忙しいから動画を見る時間がない」と言って学習を後回しにするケースが見受けられた。これを改善するために、研修の進捗状況を定期的に各職員に伝えるようにし、全員が自分の進捗を意識できるよう促した。さらに、フォローアップを行うことで学習意欲を高め、継続して取り組める体制を整えた。

　結果として、全職員が自分のペースで学び、スキルアップを図ることができた。また、研修動画を通じて新しい介護知識を得たことで、職員のモチベーションが上がり、業務への取り組み姿勢が積極的になったことが感じられた。事業所全体での知識やスキルのばらつきが減少し、より統一されたサービス提供が可能となった。

３．取組の効果(改善点)