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事例No.0532
１．取組の背景
利用者の増加とスタッフ不足によって、記録作業などの事務的作業量の1人当たりの負担が大きくなっていた。効率的に業務を遂行しつつ、質の高いサービスを維持するために、ICTを活用した業務の自動化やデジタル化の推進が必要となっていた。
ICTを活用することで自動化やデジタル化を進め、情報共有を容易にし記録を電子化することによって、事務作業を簡略化しつつ、ケアの質を向上させることを目的として取り組むこととした。
２．取組の内容
スマートフォンや記録ソフトの導入に関しては、当初、高齢のスタッフやICTに不慣れな職員が使いこなすために、多少のサポートが必要になった。記録ソフトの入力に時間がかかったり、紙ベースで記録を残すなどの並行作業が生じたりしたことにより、一時的に業務効率が下がったこともあった。しかしながら、音声入力の導入やインカムの利用などを進めることで、従業員の習熟度も上がり、記録のスピードや正確性も上がっていった。
その結果、事務作業時間の短縮を実現することができた。さらに、スマートフォンを利用を徹底し、紙ベースの資料の持ち出しをやめたため、個人情報の管理やセキュリティ対策にも効果的であった。
３．取組の効果(改善点)
訪問時にスマートフォンを利用して記録の確認を行うことを徹底した。紙ベースでの記録持ち出しを廃止したことにより、セキュリティ対策が強固になった。また、訪問時にICタグを利用し、出退勤の記録も自動で記録されるようになり、事務作業に関しても軽減することができた。特に訪問記録の入力などについて、タブレットの定型文機能などを用いていたときでも、1回あたり15分程度かかっていたものが5分ほどになり、平均で8～10％ほど効率化できた。特に短いサービスの場合は効果が顕著に現れている。
働きやすさの改善も進み、昨年度3名いた離職者も、今年度は現時点で0名となっている。