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20人以上50人未満
その他
関東
事例No.0508
取組の背景
紙ベースでの訪問記録等の管理は業務効率が悪く、特に業務終了後、登録ヘルパーが一旦、事業所へ帰社しなければシフト表及び訪問記録の入力・管理ができない状況であった。
業務の特性上、登録ヘルパーは直行・直帰が多いことから、記録表などの回収が後ろ倒しになり月末に集計等の業務が集中していた。そのため、実績入力の業務に忙殺され、他の業務に支障をきたしていることを改善するために、課題解決の一環としてBPR(業務革新計画）を遂行し、業務の効率化を目的にＩCT化に取り組むこととした。
取組の内容
先ずは課題解決のために介護ソフトの選定に取り組んだ。
パッケージ方式とＡＳＰ方式を比較検討し、機能性、コスト（イニシャル、ランニングなど）面からバックアップや法改正によるソフトのアップデートを行う必要性のないＡＳＰ型を導入した。
- ①利用者の管理から計画書の作成、国保連及び利用者への請求等を全てシステム化した。
- ②登録ヘルパーには、スマートフォーン・タブレットなどのデバイスを携行させた。訪問介護を行ったらその都度、その場で情報を入力することとした。
- ③入力した内容は、事業所のＰＣからリアルタイムで確認ができ、記録内容に対して懸念事項や不備があった場合、迅速かつ適切な指示を出した。
- ④今回導入したソフトには、付帯サービとして「ホームページの無料作成」、「求人サイト（提携会社の）への無料掲載」、法人会員制クラブへの加入による「福利厚生（飲食、旅行、レジャー等）」があるため積極的に利用した。
- ⑤導入したソフトの操作に関しては、特に不慣れな従業員（年配者など）を対象に操作マニュアルを独自に簡素化（文字ではなく絵で示す等）し、定期的に研修を実施して習熟度アップに繋げた。
取組の効果（改善点）
- ①今まで月末に集中していた業務を分散化させることにより、業務の平準化につながった。
- ②月末の実績作成や、国保連、利用者への請求が一体でできるので、導入前と比較し業務時間が約５０％削減できた。
- ③機能として他事業所（居宅事業所）との連携も可能なので、利用者サービスのより一層の向上に繋がった。
- ④以前、請求業務のみのソフトは導入していたが、それ以外の業務の効率化につながり、スタッフ全員の業務負荷が大幅に低減できるようになった。
- ⑤介護ソフト以外にもビジネスチャットツールを導入した。
今まではLINEを使用し従業員間の情報共有を行なっていたが、本ツールを導入したことによりファイルのアップロード、ダウンロードの共有作業が容易になった。
また、正当な理由があればパワハラ、セクハラ、情報漏洩を管理者が確認出来る仕組みになっており、コンプライアンスの徹底にも役立ち、なお且つLINE利用時と比較しても従業員同士のコミュニケーション向上にも大きく寄与した。