事例No.0502

介護保険の特定事業所加算取得要件における訪問介護職員に対する指示伝達方法について
①タイムリーに伝達すること
②指示伝達内容をより確実に引き継ぐこと等の課題を抱えており、社内で検討してきたが解決には至らなかった。
介護記録をデジタル化し業務効率化の進んでいる他事業所を見学し、当事業所でも導入すれば課題解決に繋がり更には利用者様へより質の高いサービスが提供できると考えた。
導入には費用がかかること、職員の高齢化によりスマートフォンでの作業が可能か、全ての利用者様からスマートフォンの使用やICタグの取り付けにご理解いただけるか等の懸念はあったが、同法人の訪問介護事業所全体で導入に取組むこととした。

介護記録等のシステム導入にあたっては、計画⇒研修⇒実践⇒検証のサイクルで進めることとした。

• ①訪問介護職員については、操作のレベルに応じてグループ分けをし、レベルに応じた操作方法の説明会を開催した。時間をかけてひとつひとつの操作を確実に覚えてもらい、全職員が同レベルの操作が出来るまでスキルアップを目指した。
• ②管理者には、リアルタイムでの情報収集と指示発信を実現できるよう訓練を行った。
• ③システムの操作方法が分からない時のために、本社にシステム担当を配置し対応した。システムの質問については、「Q&A集」を作成し情報共有のため各事業所へ配布した。
• ④職員のスマートフォン操作の指導にあたっては、各事業所の管理者および事務員に協力を要請した。各事業所の質問を本社へ報告することとし、報告を受けた本社では、必要なサポートを各事業所に行った。
• ⑤職員だけでは解消が難しい操作に関するトラブルは、システム会社のサポートセンターと連携し解決を図ることとした。また、事業所からの改善等の要望については、自社の仕様に合うようにシステムの手直しや運用方法の検討を行うなどフォローを繰り返し行った。

• ①各職員のスマートフォンには当日の活動スケジュールが配信されるため、事務所への立ち寄りが不要となり、無駄な移動時間が削減され、利用者様宅へのスムーズな移動が実現できた。
• ②訪問先で介護記録が簡単に入力でき、筆記時間や訂正印の削減等、煩わしさが無くなり職員の負担が軽減された。
• ③報告書をリアルタイムで管理者に送信できるため、伝達事項の記載漏れ防止や、報告書提出のために終業時までに事務所へ行く時間の削減につながった。また、管理者は訪問の遅延や利用者様の状況をリアルタイムで確認できるようになった。　
• ④介護実績データの活用ができる為、手書きによる転記ミスもなくなり、時間の大幅な短縮等、業務効率化が実現できた。
• ⑤懸念されていた高齢職員のスマートフォン操作については、操作を覚えるにつれ、職員同士で年齢を超えたコミュニケーションが広がり、また利用者さんとの会話が弾むきっかけにもなっている。
• ⑥時間外労働の削減と有給休暇の取得促進につながった。

1人当たりの時間外労働実績は、2019年度は、1月7.83時間であったが、2020年度は、1月5.08時間に減った。2020年度は前年より35.1%程度の削減となった。
この取組みは地元メディアにも取り上げられた。

• コミュニケーション管理 ― 情報共有・ミーティング
• コミュニケーション管理 ― 連絡手段・体制
• 労働時間管理 ― 有給休暇