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事例No.0482
取組の背景
利用者への１日当り複数回の訪問（定期巡回）等により管理しなければならない情報や記録しなければならない帳票等が飛躍的に増大し、シフト管理や勤怠管理が複雑化し、一人ひとりの業務量が増え続け、それに対応するための時間に追われ続けるといった状況を打開しなければならないと感じ始めた。
また、慢性的な人手不足を解消するためにどうしたら良いかを考えた時に、今の時代にマッチしたICTを利用して、繁雑な事務業務などを改善するなどの業務改善を実行し、次世代の担い手を受け入れていける体制を構築しなければならないと感じていた。
取組の内容
訪問予定の自動作成・介護記録管理・シフト管理・スケジュール管理・利用者情報管理・リマインダーメール・サービス内容報告メール等を簡単にできるシステムを導入し、今迄手作業で行っていたことを１台のタブレットですべて行えるようすることを目指すこととした。導入に関して、検討委員会を立ち上げ、使用していく上での問題点や疑問点などの検討を実施し現場にフィードバックできる体制を構築し、ICT等が苦手な職員に対し説明会や上位職員による勉強会やミーティング等を通じて操作手順の習得促進を図る機会を設けた。
使い易い端末の選定や操作し易い画面作りを進めるとともに、持ちあるくことによるリスクを考えセキュリティーの強化を図った。
そしてなによりも導入にあたり、スケジュール等を管理者・職員間で情報共有し、皆で新しいことへ取り組む体制をとることとした。
取組の効果（改善点）
システムを導入することにより、手作業による事務の業務量軽減やミスの削減につながってきている。
具体的には実績（勤務状況等）の確定に係る事務作業では、以前は３日間かかっていたものが現在は、１～１．５日で完了出来、５０％短縮できている。
更に、訪問先から必要な情報をリアルタイムで確認出来るため、ヘルパーの稼働ミスやロスの回避やシフト変更によるヘルパーへの心的負担も軽減できるようになってきている。
その結果、ワークライフバランスも図られ、働き易い職場作りができてきていることに伴い、人の定着も図られてきていることを実感できている。