事例No.0238

①稼働(シフト)管理、②連絡手段

ア）　○全ヘルパー（訪問介護員）のシフト管理は、前月の訪問の実績のカレンダー表と当月の予定のカレンダー表を月初めに提出することで、管理している。

○又、ヘルパーの給与についても自己管理の上で、ヘルパー自身が、計算書を作成し自己申告している。

イ）　○事務サイドでは、コンピューターによる実績管理からヘルパーの給与計算を行い、ヘルパーの計算書と照合し、記録のミスや提出漏れなどがないか確認し何重にも人的チェックを行っている。

○登録ヘルパーの稼働管理については、毎日、電話にて業務報告を義務付けている。それにより常勤を含む全ヘルパーの訪問実績をコンピューターに入力管理している。

○又、その時点において、利用者の状況の変化や連絡事項があれば、担当主任に連絡し迅速な対応が図れるようにしている。

○尚、電話受付、実績入力事務については、専任の担当を置いている。

ウ）　○登録ヘルパーは最低でも月に2回(前半・後半)は事業所に赴いて訪問記録を提出し、記録と実績の照合を事務サイドで行っている。

③サ責の業務サポート

○主任ヘルパーによる利用者へのモニタリング訪問。

○利用者の満足度、あるいは苦情、要望などの状況把握をすることで、ヘルパーの業務管理を行っている。

ア）　○当初ヘルパーからは翌月の予定のカレンダーのみの提出を義務付けていたが、利用者の入れ替わりの激しさや、担当や時間の変動の激しさなどで、予定のシフト表だけでは管理しきれず、一ヶ月分の実際の実績のシフト表を提出してもらうことで、より実績管理を正確なものにする必要があった。

イ）　○一年ほど前までは、ヘルパーの日々の実績管理は月末〆で、ヘルパーが記録を提出した際に、一ヶ月まとめて事務処理を行っていたが、ヘルパーの記録漏れや事務処理の上でのミスが絶えなかった。

○又、各ケアマネジャーへ実績を返すのが、いつも遅くケアマネジャーから苦情が出ていた。こういう事情から事務担当を増員し、事務処理の効率化を図る必要があった。

ウ）　○登録ヘルパーが事業所に足を運ぶことが少なく、コミュニケーションが取りにくかった。

○　直行直帰型の登録ヘルパーの勤務状況の把握が困難であった。ヘルパーの申し出や利用者の苦情で、初めて物事が明るみに出ることもあり、リスク管理の必要性があった。

ア）　○事務の担当を増員することで、コストはかかるが、事務処理にスピードと正確さの効率がアップした。

イ）　○登録ヘルパーからの毎日の実績報告で、正確な実績を把握できることと、情報を早期に入手できることで、利用者への対応が迅速に行えるようになった。

○又、ヘルパーとの連携もスムーズに行えるようになった。

ウ）　○ヘルパーが定期的に来所することで、コミュニケーションが取りやすくなった。

○　モニタリングをすることで、利用者の状況を把握することや潜在化している問題点を表出することが出来、早期の対応にあたることが可能となり、利用者やケアマネジャーの信頼度を高めている。

• コミュニケーション管理 ― 連絡手段・体制
• 配置管理・稼働管理 ― 稼働管理（シフト管理）
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