事例No.0118

ヘルパーの勤務について

①稼働(シフト)管理・・・

ア）　○次月分のヘルパー（訪問介護員）のシフト表（勤務予定表）は、各ケアマネからの提供票をもとに末日までに提供責任者が作成し、配布している。

　　　○登録ヘルパーの勤務予定についても、新規・交替の利用者への訪問は、事前にヘルパーに訪問できるかどかを一つ一つ確認の上決定している。

イ）　○一般に市販されているヘルパー管理ソフトの表は、見づらく、訪問ミスが起きやすい為、自社独自でエクセルにて、大きい文字で時間等見やすいシフト表を作成している。

　　　○又、交代でサービスに入る時にうっかり訪問ミスが多い為、交代のスケジュールは、その利用者様のセルは、色を変える等、工夫している。

ウ）　○登録ヘルパーであっても、勤務日は午後一回は必ず、事業所への出社を義務付けし、訪問した利用者の状況の変化等の報告及び訪問記録簿の提出を迅速に実施している。

　　　○また、事業所控えのシフト表、ヘルパー本人のシフト表をヘルパーが声を出して、黒ペンで自らチェックを提供責任者のもと行い、翌日の勤務予定の確認を徹底している。

　　　○それに伴い、訪問実績の確認の為、記録簿の提出と訪問時間、内容等に変更がないかを再確認し、シフト表を再確認し、シフト表へ赤ペンにてチェックを行う。

　　　○記録簿は、出勤簿と同じ位置づけにて扱い、提出時は提供責任者、管理者等がシフト表へ押印している。

エ）　○　一日複数回訪問、独居若しくは高齢者世帯等で、ヘルパーがいつ何時に訪問するのかがわかりづらい利用者宅には、一ヶ月の訪問時間、ヘルパー名記載の訪問一覧表を配布している。

オ）　○　事業所用として、当日のヘルパー稼働状況一覧表を作成し、他の部門の担当でも解るようになっている。

②チーム編成・・・

○　一人の利用者に複数のヘルパーが訪問している。

○　ただし、Ａヘルパーは月曜日、Ｂヘルパーは水曜日等、訪問の曜日は固定化している。

③稼働(シフト)管理、④職場環境づくり・・・

○　記録簿は提出後、ＰＣにて実績入力し、提供責任者、管理者が全て目を通し、内容等を確認。必要に応じて、技術不足の場合は、指導教育を行い、ヘルパーの悩みがあればすぐに相談援助を行い、早急な対応にこころがけている。

⑤職場環境づくり・・・

○　事業所事務所内にヘルパー用のカウンターが設置されており、来所したヘルパーが管理者、提供責任者に相談しやすいようになっている。

○　又、このカウンターで、個別ファイル等もゆっくり閲覧できるようになっている。

⑤情報共有・ミーティング・・・

○　事業所内に利用者の全情報が網羅されている個別ファイルが管理されており、ヘルパーが出社の際には、自由に手に取り、閲覧・内容確認を行うことができるようになっている。

○　利用者のＡＤＬ、ＩＡＤＬ、既往歴等の基本情報から、ケアマネからのケアプラン表、訪問介護計画書、サービス手順書、直近３ヶ月程度の介護記録簿等がファイルされている。但し、これら個人情報の漏洩を防ぐ為、ファイルの事業所外への持ち出しは禁止されている。

①稼働(シフト)管理・・・

ア）　○シフト表を一ヶ月分配布することで、ヘルパー個人が予定を立てやすいという利点があることから、一ヶ月分を配布している。

　　　○又、「どのヘルパーか」「どの時間が空いているか」一目で確認できるようにする。

イ）　○一日に複数の利用者宅へ訪問することから、シフト表が複雑であると見落とし、時間の見間違え等々でミスが発生しやすい。

　　　○そのため、介護保険開始当時からヘルパーのシフト表は改良され続けている。

　　　○訪問介護ソフト各社のシフト表も検討し続けているが、各社とも分かりにくい表で、現状は導入をあきらめている。

　　　○その為、シフト表の作成は手作業になっており、提供責任者の業務量緩和の為にも、エクセルでの簡単入力を実施している。

ウ）　○平成１２年当時、登録ヘルパーの出社は、週に一回、記録簿提出のみであったが、利用者宅への訪問を忘れて、訪問しないヘルパー等訪問ミスが何回か、発生した。

　　　○また、利用者状況変化等の報告が遅く、ケアマネジャーへの報告が遅れたり、他の担当ヘルパーとの連携も（情報が遅い）とれないことが度々発生した。

エ）　○通常利用者には、ケアマネジャーから利用表が渡されているが、文字も小さくわかりづらい為、利用者からヘルパーがいつ何時に来るのか分かりやすく書いて欲しいとの要望が高かった。

オ）　○サービス提供責任者契約、ヘルパー同行指導、モニタリング等で訪問が多く、不在の間、ヘルパーや利用者から問い合わせがあった際、事務所の他職員が対応できないと困るとの事から、一覧で当日のヘルパーの動きが把握できる表が必要となった。

②チーム編成・・・

○　訪問介護は、利用者対ヘルパーと一対一で行われることから、癒着が起きやすく、双方が強度に依存することで、サービスが適正に実施されなくなるとか、適正でないサービスを実施したりしがちとなる。

○　また、一人のヘルパーのみで担当した場合、そのヘルパーの交替の確保のために、１人の利用者に対して２～３人の関わっている。

③稼働(シフト)管理、④職場環境づくり・・・

○　ヘルパーのサービス記録簿の提出が週に一度である為、パソコンへの実績入力が、まとめてとなってしまうことから、事務業務の負担が大きかった。

○　以上を解消する為に、ヘルパーの出社制度を開始した。

⑤職場環境づくり・・・

○　旧事務所は狭く、ヘルパーがゆっくりできない状態であった。

○　よって、ヘルパーが記録簿を記入するスペースやゆっくり提供責任者と話をするゆとりがなかった為、ヘルパーからそのような環境が欲しいとの訴えがよくみられた。

⑤情報共有・ミーティング・・・

○　利用者のアセスメント、ケアプラン表、訪問介護計画書等が平成１２年～平成１５年までは、事務所内保管庫に保管されており、ヘルパーが気軽にとって閲覧できる状態ではなかった。

○　そのため、担当ヘルパー間での情報の共有化が図れずにいた。

①稼働(シフト)管理・・・

ア）　○前月末に、一ヶ月分配布することで、ヘルパーから計画的に勤務できるとの評価を受けている。

エ）　○利用者側は、ケアマネが発行する利用表だけでは訪問日時、担当ヘルパーが確認できない為、一ヶ月毎の一覧表があることにより、急なキャンセルも早めに事業所に連絡してくれる。（キャンセル防止）

　　　○利用者の通院などの予定も組みやすくなる。

　　　○毎月のヘルパーの動きが一目でわかり、緊急時に対応がしやすくなる。

ウ）　○現在、翌日の利用者宅訪問スケジュールチェックを徹底することで、訪問ミスは激減し、利用者様にご迷惑をおかけすることが減って安心している。

オ）　○ケアマネの発行の提供票とシフト表と当日稼働表の３表のチェックをすることにより、提供票の記入漏れやダブリなどを早期に発見し、ケアマネとの連携もスムーズにいき、訪問ミスのトラブルを解消（会社としての経営ムダを省かれる）変更修正が迅速に出来る。

　　　○３日前に作成することとしたので（１週間前だと急な変更の場合、修正ミスや時間がかかる）安全な日程で一日の流れがスムーズに行き業務がしやすくなる。

②チーム編成・・・

○　複数のヘルパーの目で利用者の状況を観察することで、変化を把握しやすく、冷静な判断がしやすくなる。

○　ヘルパー同士で、自分とは違った介護方法や技術を参考にでき、又、利用者のサービスに対する相談が互いにできて、一人のヘルパーのみで問題を抱え込むことがなくなる。

○　ヘルパー一人でその方に関わっているのではない、チームで関わっていることが認識できる。

○　利用者との関係が密接、馴れ合いになりにくなる。

○　交替の確保が容易にできる。

①・③稼働(シフト)管理、④・⑤職場環境づくり・・・

○　毎日訪問した利用者様の状況を提供責任者に報告することで提供責任者が利用者の情報を的確に得ることができ、ケアマネジャーへ迅速に報告が行われている。

○　また、提供責任者とヘルパーとのコミュニケーションがよく取れており、業務が円滑に行われる一環となっている。

○　ヘルパーの訪問実績をすぐに確認でき、事務作業も効率化が図れる。

⑤情報共有・ミーティング・・・

○　利用者情報がヘルパー自らが、迅速に閲覧できることから、情報の共有化が図れている。

○　また、利用者毎にまとまってファイルされている為、提供責任者からヘルパーへの情報提供が容易に行える。

• コミュニケーション管理 ― 情報共有・ミーティング
• コミュニケーション管理 ― コミュニケーションを促す職場づくり
• 配置管理・稼働管理 ― チーム編成
• 配置管理・稼働管理 ― 稼働管理（シフト管理）