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20人未満
有限会社
北海道・東北
事例No.0451
取組の背景
業務量の増加、繁雑化による訪問計画等の書類の紛失や伝達漏れ等の問題が想定される。
これらのヒューマンエラー等による問題が起きる前に、リスク管理の一環として雇用管理・業務改善を行いたいと考えていた。
取組の内容
これらの問題への対策としてグループウェアサービスを導入し、事業所内のパソコン及び職員の端末（スマートフォン）を用いて次のような機能を利用した。
- ①「掲示板」利用者からの生活援助の手順変更や家族からの要望等を入力し、情報共有する。
- ②「書き込み通知」休暇や夜間には通知をOFFにすることで休暇を確保する。
- ③「イベント」サービスのスケジュール管理を行う。
- ④「ToDoリスト」月報や契約書の作成など業務管理に関するリストを作成する。「状況欄」を完了に変更保存することで指示者への報告も兼ねる。
- ⑤「共有フォルダ」勤務票をpdfで共有し、いつでも確認できるようにした。
- ⑥「チャット」状況に応じて使用し、情報共有する。
取組の効果（改善点）
①次のような業務の効率化に繋がった。
- 掲示板機能を活用することで、利用者情報やサービス内容変更、手順変更等について随時入力することができ、書き込みメール通知にてリアルタイムな情報共有を行うことができるようになった。
- イベント機能を利用することで、担当者、サービス種類、サービス内容等のスケジュールを含めたサービス管理を行うことができるようになった。
- ToDoリスト機能を利用して、事務・業務等の管理を行うことで、業務の煩雑化を解消できた。
- 共有フォルダ機能を利用した勤務表や書式のデータ管理によりいつでも確認でき、効率よく業務ができるようになった。
- チャット機能を利用して個人や限定的な職員間の情報共有を行うことができるようになり、情報の伝達漏れが軽減された。
- 各種資料の作成が削減され、ペーパーレス化に繋がっている。
②導入後、個人情報保護や利用方法等新たな課題についてもその対応を検討している。
- 職員が端末を紛失した場合や職員及び利用者の個人情報保護のための対策を早急に検討すること。
- 新規採用者はもちろん夜間帯等に自身で操作確認ができるマニュアルを作成すること。